Les étapes clés pour réussir les déménagements d’entreprises
Les entreprises sont souvent en constante évolution et développement. C’est pour cette raison qu’elles se trouvent souvent dans le besoin de déménager dans des nouveaux espaces. Le déménagement d’entreprise peut également être indispensable en raison d’un loyer trop élevé ou de locaux peu adaptés aux besoins de l’entité. Vu qu’un déménagement d’entreprise est souvent un projet complexe qui nécessite une organisation minutieuse, certaines étapes clés doivent être suivies. Continuez à lire cet article pour en savoir davantage.
Définir ses besoins pour trouver le local adapté
L’une des premières tâches à réaliser lors d’un déménagement d’entreprise à Paris et Ile de France est de rédiger un cahier des charges. D’ailleurs, ce dernier formalise tous les besoins de l’entreprise dans le but d’assurer le bien-être des employés et le bon déroulement de l’activité. Dans ce sens, le cahier des charges permet de déterminer la localisation des locaux, la superficie et les infrastructures recherchés, les contraintes liées à l’exercice de l’entreprise ainsi que la date prévue d’entrée et le budget prévu.
Grâce à la définition des besoins, l’entreprise pourra choisir le local le plus adapté ainsi que son type, notamment une domiciliation commerciale, une location de bureaux, un local commercial classique ou autres.
Etablir le calendrier de déménagement pour une meilleure organisation
Une fois le nouveau bail locatif signé, il faut procéder à l’établissement du calendrier de déménagement. Cette pratique permet d’avoir un plan précis à suivre et d’éviter de commettre des erreurs qui peuvent coûter cher. Ainsi, pour maîtriser le déroulement de chaque étape du déménagement et pour éviter les dépenses superflues, il est conseillé d’avoir un plan précis à suivre.
Généralement, le processus de déménagement est le même pour toute entreprise, peu importe sa taille et son secteur d’activité. Après avoir déposé le préavis pour le local actuel et signé le nouveau contrat, les tâches à réaliser doivent être organisées de manière minutieuse pour une organisation fiable. Il est notamment possible de planifier le déménagement par groupe d’activités, voire les activités logistiques, administratives et autres. De même, il est possible de laisser les tâches les moins longues aux derniers jours pour limiter au mieux le stress lié à cet événement. Par ailleurs, il est fortement recommandé de désigner un responsable de déménagement par service pour que les travaux à effectuer soient mieux coordonnés.
Si l’entreprise concernée a accumulé de nombreuses archives, le déménagement est une idéale occasion pour faire le tri et pour classer les documents.
Effectuer les formalités nécessaires pour un déménagement réussi
Parmi les formalités principales pendant un déménagement d’entreprise à Paris est de déposer son préavis. Cette tâche doit se faire au minimum 6 mois avant la date prévue de déménagement. De même, il est essentiel de choisir le prestataire à contacter au préalable pour assurer le bon déroulement du déménagement. Pour le faire, n’hésitez pas à demander des devis auprès de plusieurs entreprises spécialisées pour trouver l’offre la plus convenable.
Environ un mois avant le déménagement, il faut penser à échanger les prestataires de services ou de changer l’adresse des anciens contrats. Cela permet à l’entreprise d’interrompre son activité. Par ailleurs, il faudra communiquer la nouvelle adresse pour pouvoir mettre à jour les documents officiels de l’entreprise. Le changement d’adresse doit également être communiqué aux collaborateurs et aux clients de l’entité. En effet, cela permet d’éviter la frustration et le ralentissement dans la production.