Le déménagement de bureaux, cependant, est un projet difficile qui nécessite une planification minutieuse et une organisation méticuleuse. Tout doit se dérouler rapidement et sans heurts afin que la période de transition soit aussi courte que possible et que les activités commerciales normales reprennent dans quelques jours.
Pour atteindre une telle efficacité, vous devez rationaliser le processus de déménagement de bureau, prendre en compte chaque petit détail, obtenir l’aide d’experts et développer une stratégie de relocalisation d’entreprise à toute épreuve.
Vous pouvez facilement accomplir tout cela à l’aide d’une liste de contrôle de déménagement de bureau complète. Elle vous guidera à chaque étape du processus afin que vous ne négligez rien d’important ou n’oubliiez de vous occuper d’une tâche de déménagement essentielle et vous aidera. Restez organisé et gardez votre entreprise sur la bonne voie pendant la période chaotique de déménagement.
Avant deux mois du jour du déménagement
Créez un plan d’étage détaillé de votre nouvel espace de bureau, commandez tout nouveau mobilier de bureau, équipement et signalisation, et planifiez le câblage ;
Pour réussir le transfert de bureau Paris, il faut contacter vos fournisseurs de réseau et de téléphonie (sélectionnez-en de nouveaux, si nécessaire), coordonnez le déplacement des serveurs, assurez l’accès Internet à votre nouveau bureau, obtenez de nouveaux numéros de téléphone ou déplacez ceux qui existent déjà, etc. ;
De plus, changez votre adresse professionnelle, votre banque, vos assureurs, vos fournisseurs, vos abonnements, de votre nouveau lieu d’affaires ;
Découvrez si l’un de vos équipements de bureau nécessite des déménageurs spécialisés ou des fournisseurs agréés pour le déplacer ;
Engagez des déménageurs de bureaux fiables et expérimentés :
Recherchez des entreprises de transfert de bureau Paris dans votre région et obtenez des estimations de coûts auprès de trois ou quatre entreprises réputées qui semblent répondre le mieux à vos besoins. Ensuite, comparez les offres et choisissez les déménageurs de bureau qui vous conviennent ;
Finalement, obtenez une assurance déménagement appropriée pour vos appareils électroniques sensibles, vos œuvres d’art délicates et vos objets de valeur de l’entreprise ;
La Semaine de déménagement de bureau
Faites une inspection approfondie de vos nouveaux locaux à bureaux, confirmez que toutes vos demandes sont satisfaites et installez des plans d’étage, des étiquettes de couleur et des étiquettes sur les murs ;
Distribuez de nouvelles clés et cartes d’accès à vos employés.
Assurez-vous que tous les dossiers confidentiels sont stockés en toute sécurité dans des caisses en plastique, scellées avec des scellés de sécurité inviolables (voir aussi : Comment vous protéger contre le vol d’identité lors d’un déménagement);
Débranchez les gros appareils électroménagers et les appareils électroniques et préparez-les pour le déménagement.
Mettez de côté tout ce qui ne doit pas être chargé sur le camion de déménagement.
Jour du déménagement
Désignez des coordonnateurs du déménagement pour qu’ils soient sur place tout au long du déménagement et ne permettez pas aux autres employés de votre ancien bureau le jour du déménagement d’éviter les blessures et les retards ;
Rencontrez l’équipe de déménagement et fournissez-leur toutes les informations dont ils ont besoin. Faites visiter les lieux aux déménageurs, indiquez les articles spéciaux, donnez des instructions claires et restez à proximité afin que vos partenaires de relocalisation puissent vous joindre s’ils ont des questions ;
Affectez une personne pour faire une dernière visite de l’espace libéré afin de vérifier les objets oubliés, les dommages matériels, etc.