Bien organiser l’accueil des invités

Bien organiser l’accueil des invités

27 février 2020 0 Par Bernard

Les réceptions d’ouverture d’une conférence sont une occasion idéale pour les invités de se rencontrer et de se saluer avant le début officiel des réunions. Dans ce cadre décontracté, les participants peuvent se connaître et se faire une idée du lieu. Avec de plus en plus de personnes travaillant à distance, une réception d’ouverture peut également offrir une opportunité de réseautage en face à face pour des collègues qui peuvent ne pas se voir au bureau.

Voici quelques conseils pour sortir du lot.

Organisez un événement avec un thème

Un thème permet de rassembler un événement, donne le ton de la soirée et peut aider à éliminer les obstacles au réseautage. L’un Les invités peuvent se mélanger et se mêler grâce aux activités. Selon  le public cible, les stations de jeux sont toujours un succès auprès des clients. Les gens aiment la compétition – soit en participant eux-mêmes, soit en regardant leurs collègues. Vos invités passeront un bon moment en s’amusant et la communication sera plus facile. Mais pour réussir à briser la glace, il est nécessaire de faire appel à une hôtesse d’accueil à Paris.

Attirez l’attention avec une invitation unique

Une invitation donne la première impression à l’évènement, pensez alors à choisir un support qui reflète votre thème. Vous avez l’occasion d’attirer l’attention des gens avec une idée intelligente qui peut augmenter l’excitation pour votre soirée de lancement.

• Invitation vidéo – Créez un court script et incluez les informations pertinentes pour la soirée d’ouverture, y compris le lieu, la date et l’heure. Habillez-vous avec un costume et utilisez des accessoires pour attirer l’attention de vos invités. Soyez bref! Une ou deux minutes devraient suffire pour votre message.

• Invitations par e-mail. Lorsque vous envoyez une invitation par e-mail, le destinataire reçoit une «enveloppe» qui se déplace une fois que vous cliquez dessus. L’invitation sort de l’enveloppe avec les détails de l’événement. Il existe de nombreux choix de thèmes différents et vous pouvez parcourir Pinterest pour des décorations à thème, des recettes de cuisine et des spécialités de boissons pour plus d’inspiration.

Si vous souhaiter organiser une réception de bienvenue, considérez l’invitation comme faisant partie de vos dépenses marketing. Cela peut être un peu cher mais elle en vaut la peine. En outre, les invitations doivent être vérifiées, ce qui nécessite la présence d’une hôtesse à Paris à l’accueil.

Bien communiquer et animer les invités

Les hashtags Twitter sont d’excellents outils pour toute conférence, en particulier pour une réception d’ouverture. Utilisez un hashtag court, assurez-vous qu’il n’est pas déjà utilisé et envisagez d’utiliser le même tous les ans. Partagez souvent le hashtag et affichez-le bien en vue sur la page de l’événement de votre site Web avant l’événement. Commencez la conversation avec les détails de la réception d’ouverture de la conférence. Pour encourager la participation, utilisez le hashtag pour distribuer des mots de passe secrets pour un accès spécial à l’événement ou pour gagner un prix. Aucun doute, les invités auront des téléphones en main lorsqu’ils se mélangeront et se mêleront aux autres participants. Les organisateurs d’événements peuvent envoyer des notifications tout au long de la fête à l’aide du hashtag dédié, informant leurs invités du moment où le divertissement commence ou de l’endroit où ils peuvent trouver la ligne la plus courte pour le bar. La clé est d’engager vos invités alors posez-leur des questions et encouragez-les à poursuivre la conversation. Outre l’accueil, l’hôtesse à Paris peut aussi s’assurer que tout le monde connaisse le hashtag.