Un des aspects les plus stressants du déménagement d’un bureau peut être le déplacement de documents importants et de classeurs. Pour certains, c’est le stress de précieux documents égarés. Pour d’autres, c’est la tâche intimidante d’organiser les classeurs et de déterminer quels documents doivent être déplacés et quels documents peuvent être déchiquetés.
Jetons un coup d’œil à quelques conseils sur la façon d’organiser les fichiers avant un déménagement de bureau !
Étiquettez et documentez clairement
Tout projet de déménagement Archives Paris qui nécessite le déplacement de documents essentiels nécessite un étiquetage clair et un processus de réinstallation organisé. Pour les pratiques exemplaires en matière d’organisation des documents, séparez-les et organisez-les par année, par sujet et, au besoin, par client. Utilisez des fichiers distincts à code couleur pour divers sujets comme les taxes, les factures, les factures et autres. Lorsque vous avez terminé, faites un inventaire de chaque dossier pour vous aider à les suivre et à rester organisé.
Mettez à la poubelle tous les anciens documents
Examinez soigneusement vos dossiers avant de les déplacer et déchiquettez tous les documents anciens ou inutiles avant le début du processus de déménagement. C’est toujours un moyen simple mais très efficace de réduire le nombre de fichiers relocalisés dans votre nouvel espace de bureau, ce qui économise du temps, de l’argent et de l’espace à votre nouvel emplacement.
Faites une purge de bureau avant de déménager
Rester sur le sujet de détruire les vieux fichiers avant de commencer votre projet de déménagement commercial à New York, c’est toujours une excellente idée de tenir une purge de bureau complet une semaine ou deux avant votre déménagement commence réellement. Demandez aux membres de votre personnel de passer en revue leurs dossiers personnels et leurs postes de travail et de se débarrasser de tout dossier inutile. Il s’agit d’une façon éprouvée d’économiser de l’espace et de l’argent pendant votre projet de déménagement de bureau!
Mettez des documents clés sur le stockage de l’informatique en nuage
Bien qu’il soit très important de prendre soin des fichiers physiques pendant un déménagement, ne négligez pas vos fichiers numériques non plus! Utilisez des services de cloud computing comme Dropbox ou Google Drive pour enregistrer des fichiers et assurez-vous toujours de sauvegarder les données critiques sur vos ordinateurs avant de passer.
Déménagement des bureaux : sécurité des documents
Sécurisation des données et des documents lors d’un déménagement de bureau
La protection de vos précieuses données, documents et fichiers lors d’un déménagement de bureau doit être examinée attentivement. Les données et les documents d’affaires sur lesquels vous comptez sont un atout énorme pour votre entreprise – et sont souvent cruciaux pour son succès et même sa capacité à fonctionner.
Avant de vous lancer dans une relocalisation informatique, il est important de faire une sauvegarde sécurisée de vos données et de votre disque réseau, et de stocker la copie de sauvegarde dans un centre de données sécurisé hors site, ou hors du bureau afin qu’elle puisse être facilement récupérée en cas de catastrophe informatique. Les catastrophes informatiques comme celle-ci sont rares, mais si elles se produisent, c’est souvent la cause de négligence ou de mauvaise planification. Mais en faisant ces éventualités sécurisées, vous pouvez empêcher le pire de se produire et au moins avoir l’esprit tranquille!
Si vous transférez des documents et des dossiers importants au nouveau bureau qui sont de grande valeur ou qui contiennent des renseignements sensibles, il faut en discuter avec votre entreprise de déménagement. Ils seront en mesure d’emballer ces articles séparément et de façon plus sécuritaire, et de veiller à ce qu’ils soient dûment pris en considération tout au long du déménagement.
Conclusion
Heureusement, avec certaines entreprises de déménagement il n’est pas nécessaire de s’inquiéter de l’emballage des fichiers ou des fichiers égarés. Les déménageurs sont tous formés pour emballer, déplacer et déballer les classeurs et lorsque vous arrivez dans votre nouvel espace de bureau, vos fichiers seront organisés exactement comme vous les avez laissés dans votre ancien espace.